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優先順位を考えて仕事する

このページは、仕事術というテーマについて解説しています。

優先順位を考えて仕事を行うことは、大切なことだと思います。
例えば、納期が３日後と１ヵ月後の仕事では、納期が３日後の仕事を優先させて、取り組まなければならないことは、明らかです。

納期のある仕事や締め切りのある仕事に関しては、優先順位をしっかりと付けなければなりません。
納期や締め切りを守らなければ、取引先や職場に多大なる迷惑を与えることになってしまいます。
基本的には、取引先やお客様に大きな関係のある仕事は、優先順位が高くなると思います。

しかし、だからと言って、すべての仕事に優先順位を付けるのは、必ずしも効率的であるとは言えない、と私は考えています。
優先順位を考えて仕事を行うのは必須ではあるが、すべての仕事に優先順位をつける必要はない、ということです。

仕事をひとつ片付けたとしても、新しい仕事は、次から次へと発生します。
すべての仕事に、優先順位を付けるというのは、大変な労力を要しますし、そもそも不可能であるかもしれません。

私が思うに、仕事の優先順位は、納期や締め切りのある仕事や本当に重要な仕事だけピックアップし、優先順位をつけておけば良いと思います。

雑用的な仕事、例えば、コピーや書類の整理、メール処理などの仕事にまで、優先順位をつける必要はないと思うのです。
雑用的な仕事は、日々のスケジュールに組み込んで時間を決めてこなすか、空いた時間にちゃちゃっとすませれば良いものだと思います。

また私は、基本的には、簡単で短時間で済む仕事は、優先順位を考えずに、先に処理するようにしています。
ある仕事に取り組んでいるときに、別の仕事が割り込んでくるということは、よくあることです。

その割り込んできた仕事が、簡単なもので、１０分程度で終わらせられるような仕事であれば、今やっている仕事がよほど緊急的なものでない限り、私は、その割り込んできた簡単な仕事を先に片付けます。
たとえ、割り込んできた簡単な仕事の優先順位が低くても、その場で片付けるということです。

理由としては・・・

まず、簡単な仕事を後回しにすると、忘れてしまう可能性があります。
また、後で取り組むとすれば、その簡単な仕事の内容を確認しなおさねばならず、余計に時間がかかってしまいます。
さらに、簡単な仕事を後回しし続けていると、簡単な仕事がいくつもたまってしまい、うんざりする可能性があります。

簡単な仕事であれば、優先順位を考えず、その場ですぐに処理してしまったほうが、効率が良いと思うのです。

ワタミ社長、渡邊美樹氏著書の「夢に日付を！〜夢実現の手帳術〜」の中で、以下のような考え方が紹介されています。

すべての物事は、以下の４つに分類できます。

１．緊急で大切なこと
２．緊急だけど大切じゃないこと
３．緊急じゃないけど大切なこと
４．緊急じゃなく、大切でもないこと

この中で、最も大事なのは、「３．緊急じゃないけど大切なこと」です。
「１．緊急で大切なこと」ではありません。

例えば、販売している商品に対して、お客様からクレームが来たとします。
このお客様のクレームに対応するという仕事は、「１．緊急で大切なこと」です。
もっとも優先順位が高く、すぐに処理に当たらなければならない仕事です。

基本的には、緊急度の高い仕事ほど、優先順位は高くなります。

しかし、日々の仕事の中でもっと大事なことは、「クレームが発生しないような商品作り」であるはずです。
これは、「３．緊急じゃないけど大切なこと」に該当します。
より良い商品を作るために、改良案を考えたり、商品を試作したりする仕事は、緊急度は高くありませんが、もっとも大事な仕事です。
より良い商品作りは、緊急度が高くない仕事の中では、もっとも優先順位の高い仕事であると思います。

緊急度の高さが、基本的には、仕事の優先順位を決定します。
ただし、「緊急じゃないけど大切な仕事」もたくさんありますし、より大事なことでもあります。

納期や締め切りのある仕事、緊急的な仕事に加えて、「緊急じゃないけど大切な仕事」にも、しっかりと優先順位をつけるべきだと思います。

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