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効率的な情報収集・整理のための１０項目

効率的に情報収集、情報整理を行っていくために、私が心がけていることを１０項目にまとめてみました。
現代は、情報の洪水とも言える情報社会ですので、効率的な情報の取捨選択、整理保存が必要です。
ご参考頂ければ、幸いです。

情報収集や情報整理のために、あまりにもたくさんのツールを使いすぎますと、どこに何の情報をしまったかを思い出すだけでも大変です。
情報収集の際には、もっとも効率良く情報を収集できるツールを使い、情報を整理保存する際には、情報の種類別に管理ツールを決めるようにしていたほうが良いと思います。

２．ツールのサイズを統一する

情報収集・整理のために使う道具のサイズと種類を統一しておくと、効率が良くなります。
サイズと種類を統一しておくと、保存した情報を再確認しやすく、また収納・管理もしやすくなります。
特に、紙の書類は、スペース的にもかさばりますので、サイズを統一しておくとすっきりと収納できます。

３．部屋・モノを整理する

日頃から、部屋や仕事場は整理整頓をするように心がけたほうがよいです。
気持ちよく仕事や勉強に取り組めるだけでなく、物探しに費やす時間を大幅に減らせるからです。
整理整頓の習慣は、時間の有効活用につながります。

４．書棚は本をジャンル別に管理

本や雑誌なども、数が増えてくると、どこに何がしまってあるか訳が分からなくなる場合もあります。
書籍数が増えてきたら、本屋さんの陳列棚のように、本棚にジャンル別で書籍を収納することをお薦めします。
私の場合、プログラミング、WEB制作、ビジネス本、投資関連書籍などのジャンルに分類して、書籍を収納管理するようにしています。
それでも、本棚のスペースが足りない状況ですので、読まない本はダンボール箱に詰めたり、捨てたり売ったりするようにしています。

５．ゴミは思い切って捨てる

新聞のチラシやダイレクトメール、商品の包装紙などといったゴミは、すぐに捨てるようにします。
チラシやダイレクトメールは、後で見るかもしれないと思って、机の上などに放置しておく場合がありますが、ゴミが溜まっていく原因になりますので、目を通して絶対に必要だと感じなければ、すぐに捨てるようにしたほうが良いです。

また、仕事で発生する書類やコピーなども、デスクの上に重ねていかずに、どんどん捨てるべき、あるいはファイリングするべきです。
書類を捨てようかどうか迷ったときの判断としては、その書類を過去一年間に、一度でも使ったかどうか、ということを基準にすれば良いと思います。
過去１年間使ってないものは、問答無用に捨てていくと。
捨てるに白ファイリングするにしろ、溜め込まず、すぐに処理するという習慣が大事です。

６．プリント・書類はファイリングする

私は、保存が必要な書類・プリントは、A４サイズのチューブファイルに収納するようにしています。
A４サイズの穴付きのクリアポケットに書類を収納でき、必要に応じてクリアポケットを追加していくことができます。

７．パソコン内のゴミ捨て・フォルダ管理

仕事にパソコンを使う人も多いでしょうから、パソコンの中も自分が使いやすいように、きっちりと情報管理をしていたほうが良いです。
パソコンの中の情報を探し回る時間も、はっきり言って無駄な時間になりますから。
必要のないものはゴミ箱へ、必要なものはフォルダ分類して、すぐに確認できるように、日頃から管理しておかなければなりません。

８．何がどこにあるかを把握する

日頃から情報を整理整頓し、無駄なものを捨てるようにしていれば、何がどこにあるかということを、驚くほど把握できます。
情報を探す際には、何がどこにあるかということを把握していることこそ、時間短縮につながります。

９．紙に書く習慣を身につける

人の脳は非常に忘れやすくできており、時として重要なことでさえも忘れることがあります。
私は、常日頃から大事なことや気付いたことなどは、手帳やポストイットにメモ書きするように心がけています。
紙に書いておきさえすれば、大事な情報を後で確認して思い出すことができます。

１０．アンテナを敏感にしておく

情報収集を積極的に行い、アンテナを敏感にしておくように心がけると、不思議と自分に今必要な情報が届いたり、見つかったりするようになるものです。
情報収集を効率良く行うためには、情報に対するアンテナを常に敏感にしておく必要があります。

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