スケジュール立ての手順

前のページで、スケジュール立ての基本事項について書きました。

それを踏まえたうえで・・・

このページでは、私の手帳活用術における、スケジュール立ての手順をまとめています。

私のスケジュールの中で、一番長期のものは１５年間の人生計画である、夢・人生カレンダーです。
１５年間を１年単位で区切って、１年毎の夢・目標を設定しています。

１５年間の長期の人生計画である、夢・人生カレンダーが、私のスケジューリングにおける出発点となります。

１年間を１ヶ月単位に区切っての中期スケジュール立ては、毎年、年末大晦日〜新年正月休みに、まとめて一気に行うようにしています。
手帳のスケジュール帳・日記の最終部分に、年・月単位のスケジュールを組むためのリフィルを収納しています。

年・月単位のスケジュール帳には、白色で横書き、１２行罫線のToDoリスト用のリフィルを利用しています。
１２行罫線ですから、ちょうど１２ヶ月分となります。
元々はToDoリスト用のリフィルですが、使うのにちょうど良いので、１年間の月単位の目標立て・スケジュール管理のために流用しています。

まずは、その年の月単位の目標立て、スケジュールを組むために、夢・人生カレンダーでその年の夢・目標を確認します。

そして、その年の夢・目標を細分化して、またはその年の夢・目標を達成するためにはいつまでに何を行えばよいかを考えて、１月〜１２月の月単位の目標を立て、月単位にスケジュールを落とし込みます。

こうしておけば、１年間のスケジュール確認で、何月までに何をやるべきか、ということが明確になります。
月単位の目標を、週単位・日単位のスケジュールに落とし込むのも楽になります。

私の場合、この作業は、年末大晦日〜新年正月休みを利用して、２，３日ほどで、一気にスケジュール帳に書き込むようにしています。

あらかじめ決まっている予定のスケジューリングも、年末大晦日〜新年正月休みに、まとめて一気に行います。

私が用いている、週・日単位のスケジュール帳は、左右の見開きで１週間となる白色のリフィルです。
年・月単位のスケジュール帳の前の部分に、１〜１２月までの週・日単位のスケジュール帳が収納されています。

その年の予定で、すでに決定していることは、年末大晦日〜新年正月休みを利用して、一気に週・日単位のスケジュール帳に書き込みます。

例えば、出張、旅行、習慣にしている毎週の運動、友人の結婚式出席、奥さんの誕生日祝い、など決まっている予定に関しては、該当する日付に、全てまとめて書き込んでおきます。
例えば、私は毎週金曜日に水泳に行っていますから、１年間５２週の金曜日の部分には、「プール」というスケジュールが書き込まれます。

こうしてあらかじめ決まっている予定を書き込んでおくと、別の仕事を入れて、スケジュールがバッティングしたりすることを防げます。

日々の中で、新たに避けられない予定が入ってきた場合も、その都度、優先的にスケジュールに書き込むようにします。

翌月の週単位の目標立てとスケジュール書き込みは、私の場合、毎月月末に行います。

この翌月の週単位の計画立ての元となるのは、年末大晦日〜新年正月休みに立てている、月単位の目標・スケジューリングです。
その月ごとの目標・スケジュールを確認して、さらに週単位へと目標を細分化して、スケジュールを立てていきます。

私の場合、リフィルの日曜日の部分に、その週末までに達成すべき目標を書くようにしています。
例えば、「○○のウェブサイトのデザイン完成」という具合に、日曜日の部分に達成すべき目標を書き込んでおきます。

前の月になりますと、翌月の予定がさらに明確になりますから、新たに決まった予定もスケジュールに書き込みます。
例えば、飲み会や講座受講、セミナー参加など間近になって決まった、翌月のスケジュールを該当する日にまとめて書き込んでおきます。

日々の中で、結婚式出席、飲み会、旅行、セミナー・異業種交流会の参加など、外せない予定が入ってきた場合、それが分かった時点で、優先的に書き込むようにしています。
外せない予定は、先に書いておかないと、スケジュールがバッティングしてしまう恐れがあるからです。

別のスケジュールを入れると困りますから、外せない予定が決まった時点で、早めに優先的に全てまとめて書き込むようにしています。

１日単位の目標・スケジュール立ては、私は、毎週日曜日の夜に翌週の分を立てるようにしています。
週単位の目標をさらに細分化して、日単位の目標を立て、日単位のスケジュールへと落とし込みます。

週単位の目標・スケジュール立てができていれば、この作業もスムーズにできます。

日単位の目標・スケジュールに関しては、一日のうちの何時何分までという時間まで、締め切りを設定するようにしています。
こうしておくと、「明日の午前中は、○○と△△の仕事だな」と確認でき身が引き締まります。
締切時間を設定していないと、私の場合、仕事が遅れがちになってしまいます。

こうして、最終的には、すべての行動はルーティンワークとなります。
あとは、毎日、スケジュール帳に書かれている通りに、目標・課題をこなしていくだけです。

もちろん、スケジュールをこなしていく上では、予定の期日・時間より遅れる場合があります。
その場合、その遅れた項目は、翌日または翌週のスケジュールへと転記します。