書類を整理する、捨てる

このページは、仕事術というテーマについて解説しています。

仕事を効率良くこなしていくには、仕事場を整理整頓が欠かせません。
この整理整頓を邪魔する大きな要因として、書類が山積みになってしまうことがあります。

山積みになった書類は、どこになんの書類があるのかが分からないとともに、仕事場のスペースも奪います。
書類探しにも時間がかかり、気持ちよく仕事に取り掛かることもできないので、二重の負債です。

書類をデスク上などに山積みさせないために、まず意識するべきことが２つあります。
それは、”無駄な書類を作成しない”ということと”捨てる”ということです。

書類を作成したら、その書類の処理・整理という、もう一つ別の仕事がかならず発生します。
ですから、まずはできるだけ無駄な書類を作らないことです。

そしてもう一つ、使わない書類は、思い切って捨てるべきです。
捨てて構わないと判断できる書類は、どんどんゴミ箱に捨てていく。
捨てても良いが、機密性の高い情報の書類であれば、シュレッダーにかける。

もちろん、仕事に関わる書類のうち、契約書や帳簿、見積書や請求書、領収書など、決して捨ててはいけない書類はあります。

そういった書類は別として、これは捨てようかどうしようか、と迷う書類がたくさんあるはずです。
例えば、ウェブページのプリント書類、問合せ・回答のための書類、DM・パンフレット・カタログ、古いマニュアル・技術情報の書類などなど。

捨てようかどうか迷ったときの判断としては、その書類を過去一年間に、一度でも使ったかどうか、ということを基準にすれば良いと思います。

なにかの本か雑誌で読んだことがあるのですが、作成後１年経過した後の書類の利用率は１％である、というデータがあります。
言い換えれば、一年以上前に作成した書類を、将来もう一度再利用する可能性は、１％であるということです。
９９％の書類は捨てても構わないということになります。

これは極端であるとしても、私の経験上からは、５０％程度の書類は捨てても構わないと感じています。

捨てられる書類は捨て、保存しておく必要があるものは、チューブファイルなどに整理して保管するべきです。
チューブファイルとは、書類をファイリングするための道具です。
A４サイズの穴付きのクリアポケットに書類を収納でき、必要に応じて追加できます。

このチューブファイルを数冊カテゴリー別に用意し、背表紙に表題を書いておきます。
そして、さらに細かく目次を分類して、チューブファイルの中の各所に、目次の見出し用のインデックスシールを貼っておきます。

私の場合、チューブファイルは、ウェブ技術関連、契約・申込・見積、年度ごとの経営・税務・労務などのカテゴリーに分類して書類を整理しています。

チューブファイルに書類を整理することで、どこになんの書類があるのかが、一目で分かります。
書類探しに時間がかからなくなります。

私の場合、仕事で一時的に使う書類は、ワークデスクのブックスタンドに、いつでも確認できるように置いておきます。
そして、使う機会が減ってきたら、チューブファイルに収納していく、というスタイルです。

書類をデスクの上に山積みさせないためには、こまめにファイリングする作業というものが、非常に大事です。
たまってしまうと、書類整理・ファイリングに取り掛かる気が失せてしまいます。

定期的に、書類をチューブファイルにファイリングする作業を行わないと、ワークデスクの上が書類で埋め尽くされるという悲惨な状況になってしまいます。

ワークデスクの上に、書類を積み上げていては、仕事ははかどりません。