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仕事術１８個

私が、仕事に取り組む上で、実践している仕事術を、１８個紹介します。
仕事を効率よくこなしていくために、お役に立てたら幸いです。

日々の仕事のスケジュールは、きっちりと立てておくべきです。
毎日、今日は何の仕事に取り掛かろうか？と、悩んだり迷ったりしていては、時間の無駄となってしまいます。
長期、中期、短期とどんなスパンの仕事（目標）であっても、すべての仕事は、日々の１日単位のルーティンワークとして、スケジュール化しておく必要があると思います。

２．目標を数値化する

仕事とは、「目標」を一定の「期日」までに成し遂げることです。
目標を立てる際には、どんな目標であっても、具体的に数値化しておいたほうが、イメージがぐっと沸きます。
そして、その目標を達成する可能性も高まります。

３．仕事に締切時間を設ける

たとえ、納期などの与えられた期日がない仕事であっても、自分で仕事の締切日を設定したほうが、仕事がはかどります。
私は、仕事の期日とともに、１日単位の仕事の目標にも、締切時間を設けるようにしています。

４．優先順位を考えて仕事する

納期のある仕事や重要な仕事に関しては、優先順位をしっかりと付けておくべきです。
しかし、すべての仕事に優先順位を付けるのは、必ずしも効率的であるとは言えません。
優先順位を考えて仕事を行うのは必須ではあるが、すべての仕事に優先順位をつける必要はない、と私は考えています。

５．一息おいてとりかかる

仕事に限らず、なにかをやろうと目標を持ったならば、いきなりそれにとりかかるのではなく、目標を達成するためにもっとも効率の良い方法を考えてから、行動に移したほうが良いと思います。
「いきなりゴールを目指す」ことよりも、「より短い時間でゴールに到達する」ことのほうが、大事であるからです。
一息おかずに物事にとりかかってしまうと、効率の悪い方法で進めてしまう恐れがあります。

６．簡単な仕事ではずみをつける

例えば、睡眠から覚めた朝一は、頭の回転が良くありません。
頭の回転が鈍っている状態のときは、簡単な仕事から手をつけると、徐々に頭の働きが冴えてきます。
簡単な仕事をいくつかこなして、はずみをつけた後、難しい仕事に取り組めば、効率が良くなると思います。
簡単な仕事をこなすことは、頭脳のウォーミングアップや、スポーツにおける準備運動のようなものです。

７．同じような仕事はまとめて片付ける

人は、同じような仕事を繰り返していると、処理能力が段々と上がっていきます。
その仕事のやり方やコツが自然に身に付き、同じ仕事でも、段々と短時間でこなすことができるようになっていくのです。
これは、長期の場合でも１日単位の場合でも、当てはまります。

１日の中でも、あまり頻繁にあれもこれもと仕事の内容を切り替えるのではなく、同類の仕事をある程度のボリュームにまとめて、一気に片付けたほうが効率が良いと思います。
例えば、メール処理やデータ入力など、比較的単純であまり頭を使わないような仕事は、一気に片付けたほうが効率が明らかに良いです。

８．同じ仕事をずっとしない

あまりに長時間、同じ仕事をしていると、その仕事自体に飽きてしまうことがあります。
「７．同じような仕事はまとめて片付ける」で述べたように、同じ仕事をずっと行うことで、ある程度の時点までは、効率は上がっていきます。

しかし、いずれ人間の脳はその同じ仕事に対して飽きてしまいます。
飽きてしまうと、集中力が落ちて、効率は下がっていきます。
同じ仕事をある程度片付けて一段楽したら、違う仕事に取り組むことで、飽きずに集中力を保って仕事に臨めます。

９．仕事場を整理整頓

仕事場が散らかっていたら、まず気持ちよく仕事に取り組めません。
仕事の効率を高めるには、「気持ちよい」環境ということも、とても大事な要素だと思います。
ワークデスクの上は、きれいにスペースを広く保ち、ラックの引き出しの中や、書棚の本などは、使いやすいように整理整頓しておく必要があります。

１０．書類を整理する、捨てる

使わない書類は、思い切って捨てるべきです。
もちろん、契約書や帳簿、見積書や請求書、領収書など、決して捨ててはいけない書類はあります。
そういった書類は別として、仕事に関連する書類で、これは捨てようかどうしようか、と迷う書類がたくさんあるはずです。
捨てられる書類は捨て、保存しておく必要があるものは、チューブファイルなどに整理して保管する。
ワークデスクの上に、書類を積み上げていては、仕事ははかどりません。

１１．邪魔を排除する

私の本業はWEB関連でありまして、プログラムを書いたりする仕事があります。
プログラムを書くのはとても集中力のいる仕事なのですが、私は集中して仕事をしたい場合、前もって邪魔になる要素を排除します。
例えば、固定電話は留守電にして、携帯電話はマナーモードにしておき、それらが仕事中に鳴っても無視します。

１２．集中力がなくなったら休憩する

人の集中力には、限界があるものです。
私の場合、集中力が高く保てるのは、最長で２時間が限度です。
仕事をして２時間程度が経過して、集中力がそろそろなくなるかな、と感じたら、一旦休憩を取ります。
休憩は１５分程度です。
集中力が完全になくなってしまう前に休憩を取ったほうが、復活も早いと思います。

１３．午前中に頭を使う仕事をする

なにかの本で読んだのですが、脳の働きは午前中のほうが活発であるそうです。
それに加え、午前中は面白いテレビもやっていませんし、友人からの電話も少ないですし、飲み会の誘いもありませんから、午前中は仕事を妨げる誘惑も少ないと思うのです。
集中できる環境を作りやすく、プラス頭の働きが良い午前中に、脳みそを使う仕事に取り組んだほうが、効率よく進みます。

１４．７割完成したらリリース

仕事の最後の詰めの部分では、ディテールを修正する、調整するといった作業がほとんどです。
仕事は、７割完成すればオーケーで、あと３割のディテール修正は、周囲の力を借りて仕上げたほうが、効率が良いと思います。

例えば、上司から頼まれた資料作りなどであれば、７割完成時点で一旦提出し、評価を仰ぐのです。
その後、修正作業へと取り掛かったほうが、完璧に仕上げた後にダメ出しをくらうより、時間もモチベーションも無駄にしないで済みます。

１５．ワークフロー・マニュアルを作る

繰り返し、何度も行う仕事に関しては、ワークフローやチェックリストなどを作って、マニュアル化しておいたほうが効率が良いです。
人は忘れやすいですから、同じ仕事をするたびに、「この仕事の手順はどんなだったけ？」と思い出しながら、仕事を進めるのは、非常に効率が悪いと思います。
マニュアル化しておけば、同じ仕事に取り組む際に、業務を円滑に進められ、時間も無駄にしません。

１６．適材適所で仕事を人に任せる

基本的に仕事は、自力でこなさなければならないものですが、何でもかんでも自分でやらなければならない必要はありません。
任せられる仕事で、その仕事をこなせる人がいるのであれば、任せてしまったほうが得策です。
仕事を任せてできた時間で、自分は他の仕事へと取り組むことができます。

１７．自力で問題解決する

仕事を進めていくと、かならず問題に直面します。
まわりの人に聞いて問題解決するという方法は、手っ取り早いのですが、そればかりではあまりよろしくないと思います。
人に聞くという方法以外の、問題解決のための能力が、身に付かないのです。
まわりに問題を解決できる人がいない場合に、困ることになってしまいます。

これだけ、インターネットが発達しているのですから、インターネットの検索技術を磨いて問題解決能力を養う、などのオプションも身につけたほうが、絶対に仕事力は上がると思います。

参考：
インターネットでの情報収集・整理術
 検索エンジン（Google、Yahoo）で情報収集

１８．やらないという決断をする

毎日忙しくしている間に、あれもこれもと、どんどん仕事はたまっていきます。
たまっている仕事をやると決断することは、比較的簡単な作業です。
難しいのは、この仕事はやる必要がない、と決断することです。

しかし、たまった仕事や候補の案の中から、この仕事、案はやらないと決断することも、時には大事であると思います。
やらないと決断したことが、好結果につながる場合もあるからです。
その仕事が本当に必要な仕事かどうかを見極めることも、仕事を効率よくこなしていく上では、大事な能力であると感じます。

その他、時間の有効活用や、モチベーションアップ、情報収集術などについては、以下のコンテンツなどもご参考ください。

私の時間有効活用術１５
 整理整頓し探し物の時間を減らす
 パソコンを２台並べて使う
 ＰＣメールは朝晩２回チェックする
 私の情報収集・整理術
 モチベーションを向上・維持するための１６の方法

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