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ワークフロー・マニュアルを作る

このページは、仕事術というテーマについて解説しています。

繰り返し、何度も行う仕事に関しては、ワークフローやチェックリストなどを作って、マニュアル化しておいたほうが効率が良いです。

人は忘れやすいですから、定期的に繰り返し行う仕事であっても、細かい部分は忘れてしまっていることが多いです。
「この仕事の手順はどんなだったけ？」と思い出しながら、仕事を進めるのは、非常に効率が悪いと思います。
同じ仕事を行うのに、いちいち考えたり思い出したりしながら進めるのは、時間の無駄につながります。

マニュアルやワークフローを作るのには、多少の時間はかかります。
しかし、マニュアル化しておけば、再度同じ仕事に取り組む際に、業務を円滑に進められ、時間も無駄にしません。
結果的に仕事の効率化が図れると思います。

私の場合、仕事の業務・事務で繰り返し何回も使うようなものについては、チェックリスト・ワークフロー、マニュアルなどをワード文書で作り、プリントアウトして書類として保管しています。
こうしてちゃんと書類として保存しておけば、新たなスタッフが入ったときに仕事を教える際も楽ですし、スタッフの方もありがたいはずです。

私が作っている、ワークフローやマニュアルは、以下のようなものです。

・WEB制作のワークフロー
・各種CMS（コンテンツマネージメントシステム）の導入フロー
・各種システムのインストール手順フロー
・スタッフ採用面接のワークフローと評価チェックリスト
・電話対応のマニュアル
・お客様のクレーム対応のマニュアル

これらのワークフローやマニュアルの書類を、必要な場面で取り出して利用しています。
おかげで、業務を円滑に進めることができるケースも多いです。

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